Selve systemet bygger på, at firmaets lønprogram (eller lønbureau) opsamler alle oplysningerne,
som derpå sendes til Told & Skat på en fil, når der er foretaget opdatering af lønningerne. Den
økonomiske afregning vil kunne foregå på flere måder - f.eks. automatisk træk i banken eller
kontant afregning.
Blandt de mange fordele for brugerne skal det også nævnes, at man får en "privat" side hos
Told & Skat, hvor man løbende kan se, hvad der er afregnet - og evt. korrigere oplysningerne.
Fra år 2003 er det desuden planlagt, at man også samtidig kan afregne pension.
PC LØN er med i dette projekt, som startede januar 2002. I 1. kvartal kørte systemet dog kun som
test, men fra 1. april 2002 har systemet været i drift. Se nærmere hos
Told & Skat
Hvis man skal aflevere lønoplysninger til Danmarks Statistik eller Dansk Arbejdsgiverforening,
kan disse oplysninger afleveres samtidig med afsendelse af filen til LetLøn. Det kræver dog,
at man også har modulet for Statistik til DS og DA.
I forb.m. tilmelding har man også skrevet sin e-mail adresse. Kort tid efter tilmeldingen
får men en e-mail fra Told & Skat, som indeholder en såkaldt "Digital signatur", altså en slags
Krypteringsnøgle. Denne nøgle kobles på den e-mail adresse, som du i fremtiden skal anvende, når der sendes data til LetLøn.
"Nøglen" sikrer dig, at din e-mail kun kan læses af LetLøn.
I løbet af en dags tid modtages et password fra LetLøn, der skal bruges som en slags
"engangsnøgle" for at skabe tilgangen til din hjemmeside hos Told & Skat. Med internettet kalder
man op til LetLøn og bruger "engangsnøglen" som password( adgangskode). Derpå skiftes til et password,
som man selv vælger.
Du er nu klar til at fremsende din absolut første fil, fra PC LØN til LetLøn.
I PC LØN bruges Serie af lønsedler, hvor der sættes mærke feltet
Lav fil til LetLøn. Så længe dette mærke er sat, vil opdatering automatisk skabe
de fornødne datafiler, for brug af LetLøn.
Efter opdatering af lønsedlerne er det lidt forskelligt, om man "kun" har et regnskab, eller
flere regnskaber, med modulet til revisor:
Send til LetLøn, uden flere regnskaber (uden revisor-modulet)
Under Serie af lønsedler trykkes på knappen Send fil til LetLøn
I forb.m. udskrivning af selve filen til LetLøn, udskrives de opsamlede data på printeren.
Under Alle klienter (øverst på hovedmenu) anvendes Udskriv alle til LetLøn.
Herfra kan man nu udskrive alle de regnskaber, hvor der er opdateret data til LetLøn.
I forb.m. udskrivning af selve filen til LetLøn, udskrives de opsamlede data på printeren.
Hvert regnskab udskrives for sig selv og til sidst kommer en opsamling af de samtlige beløb.
Når selve filen til LetLøn er skabt, får man mulighed for at sende den pr. e-mail. Første
gang man gør dette, skal filen sendes som en test-fil. Derved virker fremsendelsen kun som
kontrol af, om afsendelse og brug af krypteringsnøglen er udført korrekt. Filen bruges med andre ord
ikke til faktisk registrering, men kun som en første-gangs kontrol.
Ca. 1/2 time derefter modtages accept af det fremsendte - filen sendes igen - og denne gang
sættes mærke, så filen fremsendes til produktion - altså bruges til faktisk registrering af
indbetalingen til ATP, Told & Skat samt feriepenge.
Man er nu i gang med LetLøn og skal i fremtiden kun anvende funktionerne, som beskrevet
herunder.